Saiba mais sobre a padronização dos serviços de oficina mecânica
Embora seu trabalho seja excepcional e seus profissionais sejam treinados nas melhores técnicas disponíveis no mercado, a falta de padronização nos serviços das oficinas dificulta a mensuração da produtividade e pode gerar desconfiança dos clientes quanto à qualidade do seu trabalho.
A padronização dos serviços de oficina mecânica oferece muitos benefícios aos profissionais, bem como aos que solicitam os seus serviços.
Vamos aos benefícios?
Para o gestor
A importância de organizar os processos está no fato de que tal organização pode levar ao aumento da produtividade.
Isso porque, quando os processos de trabalho são claros e bem estabelecidos, facilita o dia a dia dos colaboradores que entendem claramente o que precisa ser feito sem distrações — qualquer dúvida pode levar a atrasos ou quedas de desempenho.
Ainda no campo do gerenciamento, fluxos de trabalho bem estabelecidos também ajudam a otimizar o treinamento de novos mecânicos.
Para as finanças
A importância de padronizar os serviços da oficina é possibilitar o mapeamento dos custos da empresa. Após saber quanto e quando gastar cada material, você pode prever o orçamento futuro do seu negócio e saber o momento ideal para substituir os materiais.
Para os seus clientes
A padronização dos serviços de conferência dá a impressão de eficiência a uma parte da organização. Além disso, garante que um cliente não seja favorecido em detrimento de outro, pois o serviço está sujeito às mesmas regras.
Seja qual for o seu motivo para optar por estabelecer regras mais claras para a operação de sua planta, é importante observar que o papel fundamental da gestão é conduzir o processo, orientar os funcionários e garantir o bom funcionamento.
Agora, como realizar a padronização dos serviços de oficina mecânica?
Realize um mapeamento dos processos
Um bom primeiro passo para começar a padronização dos serviços de oficina mecânica é mapear os tipos de trabalhos realizados por seus funcionários. Com esse mapeamento nas mãos, é dado o momento de se aproximar dos funcionários, procurando entender os detalhes do trabalho dos gestores de cada um desses serviços.
Quais são os passos que eles seguem? Por que eles funcionam assim? Converse com eles sobre seu trabalho diário e ouça o que têm a dizer para determinar como os processos de trabalho se encaixam na realidade de cada serviço que está sendo executado.
Emita ordens de serviço
Se a sua oficina mecânica ainda não funciona dessa forma, considere como segundo passo a criação de um registro da chamada por meio de uma ordem de serviço. As ordens de serviço são utilizadas para determinar quem é o cliente, o tipo de serviço contratado, o custo, as peças que precisam ser substituídas e quando o serviço deve ser executado.
São, em resumo, utilizadas para acompanhar tudo o que está sendo realizado para um determinado cliente. Deste modo, todos os envolvidos sabem o que é esperado em cada momento. É uma ferramenta que traz estabilidade do ponto de vista do cliente.
Entregar seu carro ou fazer seu primeiro pagamento a uma oficina mecânica que não fornece prova de contrato pode gerar uma sensação de desconfiança no profissionalismo da empresa. As ordens de serviço, portanto, conferem aos seus clientes a tranquilidade de saber que está tudo sob controle.
Por fim, defina regras
Um passo fundamental para a padronização efetiva dos serviços de uma oficina mecânica é a comunicação adequada das novas regras. Comece criando regras objetivas para cada tipo de serviço oferecido.
Esses processos devem ser descritos em linguagem simples, sempre utilizando verbos imperativos, com orientações claras e objetivas. Se necessário, explique com mais detalhes o que precisa ser feito e tente ser o mais factual possível em sua comunicação.
Agora que você definiu este guia para administrar uma oficina mecânica, é hora de incorporá-lo ao dia a dia de seus funcionários. É válido agendar uma reunião para apresentar o novo processo e explicar as razões dessas mudanças e como deverão proceder dali por diante.
Outra dica é distribuir uma versão compactada do processo para cada estação de trabalho. Assim, sempre se lembrarão do que precisam fazer em suas rotinas.
Equipe Motor 100
